第一章 总 则
第一条 为了加强我院档案工作，更好地为教学、科研和各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《陕西省档案管理条例》等有关档案工作法律、法规及《延安大学档案管理办法》之规定，制定本办法。
第二条 学院档案，是指学院在各项工作活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学院档案反映学院建立、发展的历史过程、历史沿革，是学院搞好各项工作的重要依据和凭证。因此，必须由学院档案部门集中统一管理。
第四条 档案工作是学院的重要基础工作之一，是维护学院历史面貌的一项重要事业。学院应把档案工作列入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 档案工作网络和档案馆基本任务
第五条 我院档案工作由一位院领导分管，各院（系、部、中心)、处(室、馆)分别由一名领导负责本部门的立卷归档工作。
第六条 学院档案馆挂靠在院长办公室，它既是学院档案工作的职能管理部门，又是保存和提供本院档案的科学文化事业机构，其业务受陕西省教育厅业务主管部门的领导，同时接受陕西省档案局的指导、监督和检查。
第七条 学院各部门要根据需要，配备1名兼职档案人员，负责本部门文件材料的日常管理和年终立卷归档工作，各部门的档案人员业务上受院档案馆指导、监督和检查。
第八条 学院档案馆的基本任务
一、贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策；
二、制订本院档案工作规划、计划和规章制度，并组织实施；
三、负责对本院各单位的立卷归档工作进行指导、监督和检查；
四、负责全院各类档案及重要资料的收集(接收)、整理、保管、鉴定、统计和利用工作；
五、负责编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，开发档案信息；
六、负责全院专(兼)职档案人员的业务培训和学习；
七、开展档案宣传工作和利用者的教育工作；
八、组织完成上级档案部门交办的其它档案业务工作。
第三章 档案人员编制、经费和设备
第九条 档案馆人员编制，根据学院发展规模、每年档案递增的数量和库藏档案总量等实际需要确定。档案专职人员应配备政治上可靠、工作认真负责并具有本科以上文化水平和档案业务知识、符合机要人员条件的干部。
第十条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的各项方针政策，热爱档案事业，忠于职守，坚持原则，遵守纪律，刻苦钻研业务，努力做好本职工作，积极为学院各项工作服务。
第十一条 各部门兼职档案人员应相对稳定，确因工作需要须调离岗位时，须报档案馆核备并选好人员做好接替工作。
第十二条 档案工作经费应列入学院预算，专款专用。
第十三条 学院应为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房，并配置必要的恒温、恒湿设备，以满足档案管理、保护的需要。
第十四条 学院应有计划地为档案管理部门配置检索、复印、录音、照像等设备，为逐步实现档案的现代化管理提供必要的物质基础。
第四章 文件材料的归档、移交和接收
第十五条 各类文件材料的形成、积累和归档是确保档案完整和系统的基础，因此，必须建立健全文件材料的立卷归档制度。
第十六条 各部门要把文件材料的形成、积累和归档工作纳入本部门的工作计划、规章制度以及教学、科研和管理人员的职责范围内。在布置、检查、验收、总结各项工作时，同时布置、检查、验收、总结档案工作，做到每项工作者有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十七条 全院各类人员在其职务活动中形成的、具有保存价值的各种文件材料及声像资料，必须按照规定，及时归档，任何单位和个人，不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室应通过征集、代管等多种形式进行管理。
第十八条 进一步加强文件形成部门立卷归档制度，各类文件材料均由各部门按本院“文件材料立卷归档办法”进行整理、立卷，定期向档案部门移交归档。档案馆应对各部门立卷归档工作进行业务指导和检查。
第十九条 档案馆应根据各类档案的归档时间，及时接收各立卷部门移交的档案，并严格履行交接手续。
第二十条 档案馆接收的档案，应符合本院有关案卷质量标准要求。
第五章 档案的管理、利用
第二十一条 档案馆对保存的全部档案，要进行科学的分类、编目、排列上架、编制检索工具，逐步实行档案的现代化管理。
第二十二条 档案馆要确保档案的安全。档案库房要有专人管理，并具有防盗、防火、防尘、防强光、防高温、防有害气体等“八防”措施。
第二十三条 档案馆要努力研究档案保护技术，对已破损或字迹褪色的档案要及时进行或复制，最大限度地延长档案寿命。
第二十四条 档案馆应建立档案统计制度，对档案的收进、移出及保管利用情况进行登记、统计，按照上级规定，准确编制档案工作基本情况统计年报，及时上报。
第二十五条 档案馆要定期对所保存的档案和资料的保管、保密情况进行检查，做好检查记录，发现问题应及时采取有效措施，并向有关领导报告。
第二十六条 本院保存的全部档案，主要供本院利用，本院各单位和全体教职工凭有效身份证件，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅和利用属公开范围的档案。
第二十七条 外单位或个人，需要查阅本院档案时，应持单位正式介绍信，经档案馆负责人同意方可查阅一般档案，如需查阅的档案涉及重大问题或党和国家的重大秘密，则应经档案工作主管院长批准。
第二十八条 档案馆要积极开展档案的利用工作，编制多种检索工具和参考资料、制定档案借阅办法，设立阅览室，为利用者提供方便。
第二十九条 属下列情况之一者，在提供档案利用时要严加控制。
一、涉及党和国家机密的；
二、涉及专利或技术秘密的；
三、涉及个人隐私的；
四、档案形成部门规定限制利用的。
第三十条 对于重要的、珍贵的以及上级控制利用的档案和资料，一律不外借，仅供在档案馆内查阅。
第六章 档案的鉴定和销毁
第三十一条 档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，确定的原则是：
一、凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管；
二、凡是记述和反映本单位一般职能活动，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管；
三、凡是在较短时期内单位需要查考利用的档案，列为短期保管。
第三十二条 档案室要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作在主管院长领导下，由有关业务部门、档案馆组成鉴定小组，其职责是：
一、审核本院各类档案归档范围和保管期限；
二、确定本院各类档案鉴定的原则、标准和方法；
三、调整库存档案的保管期限和密级；
四、对超过保管期限的档案进行直接鉴定，并提出存毁意见。
第三十三条 过期的无保存价值的档案通过鉴定后应及时销毁。销毁档案，要由鉴定小组写出报告、编造清册，报主管院长批准后方可进行。销毁时，要指定专人监销，严防失密。销毁后应报上级主管部门备案。
第三十四条 未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第七章 考核、奖励和处分
第三十五条 学院对档案工作要建立检查、考核和评比制度，明确岗位职责，对各单位档案工作负责人、专兼职档案工作人员的工作状况，年终进行考评。
第三十六条 凡热爱档案工作，刻苦钻研业务并有下列表现之一的集体或个人，学院将给予表彰和奖励。
一、文件收集齐全完整，规范整理并按时向档案馆移交归档者；
二、向学院捐赠重要或珍贵档案者；
三、在档案的保护和现代化管理上做出显著成绩者；
四、在档案的收集、管理、提供利用等方面，成绩突出，为学院节约大量资金者；
五、对安全保护档案，防止和挽救事故有功，使档案免受重大损失者；
六、同破坏、盗窃、损毁档案的坏人、坏事进行英勇斗争，事迹突出者。
第三十七条 凡有下列行为之一者，学院将根据情节轻重，依照《中华人民共和国档案法》有关规定，给予行政处分或经济制裁，直至追究法律责任。
一、损毁、丢失、变卖、盗窃或擅自销毁档案者；
二、将职务活动中形成的应归档的文件材料、资料据为己有，拒绝或者不按时向档案馆移交归档者；
三、擅自提供、抄录、复印、公布档案者；
四、涂改、伪造档案者；
五、向无关人员透露档案机密，从档案中向他人提供情报者；
六、由于领导对档案工作不重视，或工作人员玩忽职守，使档案遭受重大损失者。
第八章 附则
第三十八条 本办法自发布之日起执行。
