（一）党群类档案归档范围及保管期限表
DQ11 党务综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级党组织有关党的建设以及党务工作综合性的文件材料
（如文件是针对本院的，则永久保存） 长期
2 本院党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、
发言稿、领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代 永久
表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、
选举结果和上级批复等
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况反映、小组会议记录等 长期
（3）工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样、会议
讨论未通过的文件 短期
3 本院党委会、党委扩大会、总支书记会议记录、纪要、决议 永久
4 党委工作计划、重要报告、总结 永久
5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
（1） 重要的 永久
（2） 一般的 长期
6 以党委名义召开的工作会议材料 长期
7 院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料 长期
8 党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久
9 党委工作简报 长期
10 党委大事记 永久
11 党群系统启用印章的文件和印模、旧印实物 永久
12 党群系统综合统计材料 永久
13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、
请示及批复 长期
14 党委有关保密、秘书工作的材料 长期
15 重要的群众来信来访及处理材料 长期
16 党委与有关单位联系，协商工作的文件材料 长期
17 总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查
材料、会议记录和统计表 长期
18 总支、直属支部党建工作及有关材料 长期
19 总支、直属支部人员奖励及有关材料 长期
20 党系统发文登记簿 短期
DQ12 纪 检
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级纪委关于纪检工作的文件材料 长期
2 本院纪委工作规章制度 长期
3 本院纪委工作计划、报告、总结、统计报表 永久
4 本院纪委会议记录 长期
5 党员处分、复查材料 长期
6 本院党纪案件的调查材料、处理意见、决定及上级批复 长期
7 重要的群众来信来访及处理结果 长期
DQ13 组 织
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 长期
2 本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久
3 本院党组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
4 落实政策的有关材料 长期
5 本院关于组织干部工作的规定、制度 长期
6 副处级以上干部任免的报告、批复、通知及其考察材料 永久
7 副处级以上干部名册 永久
8 总支、支部的建立、改选报告及审批材料 长期
9 各总支、支部委员名册 长期
10 教工、学生党员名册 长期
11 党员分布情况、干部情况统计报表 长期
12 发展新党员、预备党员转正的名单 长期
13 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的材料 长期
14 党员组织关系介绍信存根、党费收支存根 短期
15 本院关于党的思想建设、作风建设、党员教育材料 长期
16 本院表彰优秀党员、优秀党务工作者、先进支部决定、名单及先
进事迹材料 长期
17 本院组织工作会议记录 长期
DQ14 宣传教育(学生工作）
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于宣传教育工作、教职工、学生思想政治工作的文件 长期—短期
2 本院宣传教育、思想政治工作计划、决定、报告、通知和总结 永久
3 本院教职工、学生思想政治工作通知、决定、简报、情况反映
及调查材料 长期
4 本院理论学习的决定、通知、计划、总结 长期
5 反映本院重大活动的剪报、图表及新闻宣传稿件 永久
6 本院学生思想政治工作计划、总结 长期
7 本院学生思想政治工作典型调查材料和统计报表 长期
8 本院有关学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长期
9 各系学生政治工作人员名单 长期
10 学生心理咨询工作计划、总结 长期
11 学生资助工作统计报表、工作计划、总结 长期
12 本院学生工作会议记录 长期
DQ15 统 战
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于统战工作的文件 长期—短期
2 本院统战工作计划、总结、统计报表 永久
3 本院有关统战工作的规定、办法、决定、报告、通知 长期
4 本院统战工作情况调查及典型材料 长期
5 本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料远 永久
6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期
7 统战工作会议记录 长期
DQ16 工 会
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关工会工作的文件材料 长期—短期
2 本院工会工作计划、总结、统计报表、机构设置 永久
3 本院工会会员代表大会文件（通知、名单、报告、决议、
选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等） 永久
4 本院工会及教职工参与民主管理、监督工作规定、办
法及有关材料 长期
5 本院教职工代表大会材料
（1）会议通知、日程；主席团、代表、列席代表名单；领导讲话、
工作报告、记录、决议、总结；候选人名单及情况介绍； 永久
选举结果及上级批复
（2）大会发言、会议简报、提案及办理情况、小组会议记录 长期
（3）会议讨论未通过的文件、工作人员名单、选票式样、工作证、
代表证、会议证 短期
6 本院表彰大会先进个人材料、名单 长期
7 本院工会处分会员材料 长期
8 本院工会委员会记录、纪要 长期
9 本院基层工会干部名册、会员名册 长期
10 本院职工生活补助规定、办法申请及批复 长期
11 本院职工福利工作规定、办法及有关材料 短期
12 本院职工文体生活计划、安排、总结 短期
13 本院妇女工作材料 长期
DQ17 团 委
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于共青团、学生会工作文件 短期
2 本院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、
领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久
3 本院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、
领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久
4 本院共青团工作计划、总结、统计报表、机构设置 永久
5 本院团委会议记录、纪要 长期
6 团员名册、团干部名单 长期
7 本院团委有关青年入团、离团、退团材料及名单 长期
8 本院团委表彰、奖励先进团支部、优秀团员材料 长期
9 本院团委处分团员材料 长期
10 本院学生会工作文件材料 长期
11 本院团委组织进行的团干训练、团课教育、理论学习、文体活
动、知识竞赛等活动材料 长期
12 本院团委牵头进行的重大活动的有关材料 长期
13 本院学生组织参与的各种学会、社团文件材料 长期
14 本院学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动有关材料 长期
15 本院团组织及学生会编辑的内部刊物、小报、简报 长期
（二）行政类档案归档范围和保管期限
XZ11 行政综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关高校行政管理综合性文件针对本院的重要的 永久
其它 长期—短期
2 上级有关文秘、保密、信访、信息、通讯等文件 长期—短期
3 本院发展规划、年度工作计划、总结 永久
4 本院大事记、历史沿革、概况介绍、校史等 永久
5 本院董事会及学院章程、合作办学协议，董事会、院务委员会的组成、分工等材料 永久
6 本院院务会议、院长办公会议及其它综合性行政会议记录、纪要 永久
7 本院全院性教职工大会会议记录、纪要、领导讲话、发言稿 长期
8 院领导参加校外综合性会议带回文件、代表学院的发言稿 长期
9 本院综合性统计报表 永久
10 本院及院内各单位启用新印章材料及新印印模、旧印实物 永久
11 本院综合性制度、规定、办法、报告重要的 永久
一般的 长期
12 本院有关全院性工作调查、评估及经验总结材料 永久
13 本院关于文秘、保密、信息工作的制度、办法、规定、报告 长期
14 本院关于收发、通讯工作的办法、规定、报告 长期
15 本院重要的人民来信来访及其处理材料 长期
16 本院全院性工作简报 长期
17 本院收发文登记簿、会议安排表 短期
18 本院校庆活动材料
（1）校庆委员会名单、校庆活动计划、总结、会议记录、重
要报告、讲话、纪念册、纪念章 永久
（2）校庆期间收到的各种礼品清单、处理情况 长期
（3）贺电、贺信等 短期
19 校友工作材料：校友会章程、名单、各种学术会议记录、纪
要、论文、科研报告等 长期
20 全院性临时机构所形成的材料（人口普查、普选等） 短期
21 反映报道本院综合情况的报纸、刊物 长期
XZ12 人 事
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关人事工作的文件 长期—短期
2 本院人事工作的规章制度 长期
3 人事工作计划、总结、会议记录 永久
4 本院组织机构设置、撤并及人员编制计划、报告、通知、批复 永久
5 有关调资方面报告、报表、名册及批复 长期
6 有关教职工录用、聘任、转正、定级方面的规定、办法、申请表、
审批表、通知、批复 长期
7 教职工到职、起薪、离职、停薪通知单的存根 长期
8 本院教职工离职、辞退的规定、报告及离职教工管理材料 长期
9 教职工名册 永久
10 教研室正副主任名册 长期
11 人事、劳资统计报表 永久
12 教职工进修计划、安排、总结 长期
13 教职工队伍建设、师资培养、管理计划、规定、总结 长期
14 教师工作量的规定及执行情况 长期
15 教师业务考核材料 长期
16 本院各级职称评定方面的规定、条例、审批表、申报表 长期
17 本院有关聘请校外兼职教师的规定、办法及名单 长期
18 本院有关教职工评残、工伤、死亡、抚恤方面文件材料 长期
19 本院使用零散工、合同工、临时工的规定、办法、名单、合同 长期
20 本院表彰和奖励先进集体、先进教职工材料 长期
21 处分教职工材料和复查、撤销处分的材料 长期
22 本院有关劳保、福利方面的规定、办法 长期
23 为职工办理五险一金的文件材料 长期
24 五险一金参保人员名单 永久
25 重要的人民来信来访及处理材料 长期
XZ13 监察、审计
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关监察、审计工作文件 长期—短期
2 本院关于监察、审计工作的规定、办法、报告、会议记录 长期
3 本院监察、审计工作计划、总结 永久
4 本院监察、审计工作统计年报表及重要报表 永久
5 本院违反政纪、财纪的单位、个人查处材料及处分决定 长期
XZ14 武装、保卫
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关公安保卫工作的文件 长期—短期
2 本院公安保卫工作的规定、办法 长期
3 本院公安保卫工作报告、调查、简报 长期
4 本院公安保卫工作计划、总结、统计报表 永久
5 本院刑事案件的侦察、调查、处分、复查、平反材料及上
级的批复、判决书 长期
6 本院要害部门的治安保卫、消防工作文件 长期
7 上级有关武装、人防、民兵工作文件 长期
8 本院武装、人防、民兵工作规定、办法 长期
9 本院武装、人防、民兵工作计划、总结、报告 长期
10 本院武装、人防、民兵工作统计报表 长期
11 本院拥军优属材料 长期
12 本院复员、转业退伍军人材料、名单 长期
13 校园安全稳定工作方面的文件材料 长期
XZ15 总 务
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关总务工作的文件 长期—短期
2 本院总务工作计划、总结、会议记录 长期
3 本院关于总务、伙食工作的规定、办法 长期
4 本院关于校舍、家具、固定资产、办公用品的管理、供应办法
及财产清册、统计报表 长期
5 本院关于房屋、水电、暖气、煤气、车辆管理与维修的规定、
办法及收费标准 长期
6 本院学生公寓管理的规定、办法 长期
7 本院医疗、保健、卫生、计划生育工作的计划、总结、规定、
医疗保险管理办法 长期
8 本院分房委员会名单、教职工住房公分配办法、名单 长期
9 本院关于校园绿化、环境保护等工作规划、计划、总结、管理办法 长期
XZ16 档案、图书
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关档案、图书、情报工作的文件 长期—短期
2 本院档案、图书、情报工作的规定、办法 长期
3 本院档案、图书工作计划、总结、会议记录 长期
4 本院图书馆概况、发展规划、藏书目录、经费决算、统计报表、
大事记 永久
5 本院图书、资料订购、管理及过刊处理材料 短期
6 本院档案全宗介绍、统计报表 永久
7 本院各类档案移交目录、销毁清册 永久
（三）教学类档案归档范围和保管期限表
JX11 教学综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级下达的有关教学工作综合性文件材料
（1）针对本院的、重要的 永久
（2）需要长期参照执行的 长期
（3）短期内有查考价值的 短期
2 本院教学工作规划、计划、总结、会议记录 永久
3 本院编制的教学工作综合性的统计报表、大事记 永久
4 本院教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办
法、报告及上级批复 永久
5 本院教学工作综合性的制度、办法 长期
6 本院教学工作通报、简报 长期
7 本院召开的各种教学工作会议形成的材料 长期
8 教学研究、检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期
9 非学历教育的培训班、进修班材料 长期
10 本院运动会材料
（1）本院运动会秩序册、开幕、闭幕词 长期
（2）本院学生参加校外各类运动会及球类比赛的人员名单及成绩 长期
JX12 学科与实验室建设
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设方面的文件材料 长期
2 本院各学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批、检查材料 永久
3 本院各学科、专业、实验室建设发展规划、计划、总结、简报
（1）重点学科、专业 永久
（2）一般学科、专业 长期
4 本院学科、专业、实验室建设统计报表 永久
5 本院有关实验室管理的规章制度及其它材料 长期
JX13 招 生
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关招生工作的文件材料
（1）涉及本院的招生计划、指标等批复 长期
（2）普遍性的规定、办法 短期
2 本院招生工作计划、总结、规定、办法、生源计划、请示、报告 长期
3 本院招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣传材料 长期
4 新生录取材料及新生名册 永久
5 招生情况汇总表 长期
JX14 学籍管理
序号 类 目 名 称 保管期限
1 新生入学登记表 永久
2 在校学生名册 永久
3 学生学籍卡（登记簿） 永久
4 学生成绩总表 永久
5 学生学籍变更材料（包括跳级、升级、留学、休学、复学、转
学、转专业、退学等） 长期
6 学生奖励材料（包括奖学金、优秀学生、先进班级、优秀论文、考研、
数学建模、cctv英语、优秀实习生等） 长期
7 学生处分材料 长期
JX15 课堂教学与教学实践
序号 类 目 名 称 保管期限
1 各专业教学计划、教学大纲 永久
2 各专业课程建设要求及安排表、教学进度表、校历 长期
3 各学科专业试题、标准答案 长期
4 教师典型教案、重点备课记录 长期
5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 短期
6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短期
7 实训基地签订情况统计表 长期
8 军训工作计划、大纲、总结、简报等 长期
JX16 学 位
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关学位工作文件 长期—短期
2 本院学位评定办法、计划、总结 长期
3 本院学位委员会记录、决定 长期
4 本院学位委员会授予各层次学位清册 永久
5 本院各层次学位证书存根 长期
6 本科生优秀学位论文及表彰文件等材料 长期
JX17 毕业生
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关毕业生就业的文件材料 长期—短期
2 本院毕业生工作计划、总结、规定 长期
3 毕业生供需统计、计划、合同、协议 长期
4 毕业生就业名册 永久
5 毕业证、就业报到证领取签收册 长期
6 补发学历证明材料及存根 长期
7 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期
JX18 教材工作
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于教材工作的文件材料 短期
2 各系各专业使用教材目录 长期
3 本院自编、主编教材 长期
4 本院自编、主编的教学指导书、实习指导书、习题集 长期
5 其它有保存价值的自编教学参考资料 短期
6 教材工作评奖材料 长期
（四）科学研究类档案归档范围和保管期限表
KY11 综 合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关科研行政管理文件材料 长期—短期
2 本院科研发展规划、科研工作年度计划、总结 永久
3 本院科研机构专、兼职科研干部名册 永久
4 本院科研工作统计报表 永久
5 本院科研经费、科技发展费用、科技三项费用的管理 长期
6 本院科研行政管理方面的规定、办法、科研工作
会议记录、纪要 长期
7 本院科研成果管理工作中形成的综合性文件材料 长期
8 本院各类科研基金管理工作材料 长期
9 本院教职工参加的各类协会、研究会材料 长期
10 本院主持召开的（主办的）各类学术讨论会、科学报告会
及学院内外学术交流会材料 长期
11 本院科研项目、成果、优秀论文评奖材料 长期
12 专家教授咨询团活动材料 长期
KY12—1 科研准备阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 开题报告与课题调研论证材料 长期
2 任务书、合同、协议书 永久
3 课题研究计划、设计 长期
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短期
5 课题投资和预决算材料 短期
KY12—2 研究实验阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、
工艺流程及综合分析材料） 永久
2 数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、
计算结果） 永久
3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） 永久
4 研究工作阶段小结、年度报告 长期
5 配套的照片、底片、录音带、录像带、灯片、影片拷贝等 永久
6 样品、样本等实物目录 永久
KY12—3 总结鉴定阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 研究报告、研制报告 永久
2 论文专著 永久
3 工艺技术报告 永久
4 技术决窍报告 永久
5 专家评审意见 永久
6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 长期
7 鉴定证书 永久
8 推广应用意见 长期
9 课题工作总结 长期
KY12—4 申报奖励阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 科研成果登记表 永久
2 科研成果报告表 永久
3 科研成果奖励申报与审批材料 永久
4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 永久
5 专利申请书或证书或影印件 永久
KY12—5 推广应用阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 转让合同协议书 永久
2 生产定型鉴定材料 永久
3 成果被应用或投产后反馈意见 短期
4 推广应用方案及实施情况 长期
5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 长期
6 成果宣传报导材料 短期
7 对外学术交流材料 长期
（五）产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表
CP11 综 合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关产品生产与科技开发文件材料 长期—短期
2 本院校办产业与科技开发规定、办法 长期
3 本院产品生产与科技开发工作计划、总结、统计报表 永久
4 本院有关校办产业新建、联办、撤并等报告、批复 长期
5 本院各校 办企业章程、定额承包计划、合同、经济责任
书，各类统计报表、登记表 长期
6 本院有关校办企业厂长、经理的聘、免、考核、奖惩材料 长期
7 本院关于技术市场、技术交易综合管理材料 长期
（六）基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJ11 基建综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关基建工作的文件（含征地材料） 长期—短期
针对本院的 永久
2 本院基建工作规章制度 长期
3 本院基建工作计划、总结、简报 长期
4 本院基建工作总体规划 永久
5 本院基建工作年度（季度）总结、统计报表 永久
6 本院基建工程财务预、决算 长期
7 本院全院性总体规划、设计总平面图 永久
8 本院水、电、气管道分布图 永久
9 本院地质勘探、地形测量材料 永久
10 本院申请征地的文件材料 长期
JJ12工程项目
JJ12—1 可行性研究
序号 类 目 名 称 保管期限
1 项目建议书及上级批复 永久
2 可行性研究报告 永久
3 项目评估 永久
4 环境预测、调查报告 永久
5 设计任务书及计划任务书 永久
JJ12—2 设计基础
序号 类 目 名 称 保管期限
1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记
录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永久
2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定
位、观测记录 永久
3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久
JJ12—3 设计文件
序号 类 目 名 称 保管期限
1 初步设计 永久
2 技术设计 永久
3 施工图设计 短期
4 技术秘密材料、专利文件 永久
5 设计计算书 长期
6 关键技术实验 永久
7 总体规划设计 永久
8 设计评价、鉴定及审批 长期
JJ12—4 工程管理文件
序号 类 目 名 称 保管期限
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久
2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久
3 施工执照 永久
4 环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书 永久
5 产权证书 永久
JJ12—5 施 工
序号 类 目 名 称 保管期限
1 土建施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期
（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、
施工安全措施、施工工艺 长期
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期
（4）建筑材料实验报告 长期
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永久
（6）土建施工定位测量地质勘察 永久
（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 永久
（8）隐蔽工程验收记录 永久
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处
理报告 永久
（10）分项、分单位工程抽量检查、评定 长期
（11）交工验收记录证明 长期
（12）竣工报告、竣工验收报告 永久
2 设备及管线安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期
（4）隐蔽工程检查验收记录 长期
（5）强度、密闭性试验报告 长期
（6）设备调试记录 短期
（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期
（8）系统调试、实验记录 长期
（9）管线清洗、通水清毒记录 短期
（10）管线标高位置、坡度测量记录 长期
（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期
（12）竣工报告、竣工验收报告 长期
3 电气、仪表安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审 短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
（3）调试、测定记录 长期
（4）性能测试和校核 长期
（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期
（6）操作、联动试验 短期
（7）电气装置交接记录 短期
（8）中间交工验收记录、工程质量评定 长期
（9）竣工报告、竣工验收报告 长期
4 重大质量事故处理意见 长期
JJ12—6 竣工验收
序号 类 目 名 称 保管期限
1 竣工总结 永久
2 竣工报告、竣工验收报告 永久
3 全部竣工图纸 永久
4 工程竣工验收证明、质量评审材料 永久
5 工程现场声像材料 永久
6 竣工验收会议决议文件 永久
JJ12—7 改建、扩建、加固、维修
序号 类 目 名 称 保管期限
1 改建、扩建、加固、维修计划、报告及批复 永久
2 改建、扩建、加固、维修预决算 永久
3 改建、扩建、加固、维修设计文件 永久
4 竣工图 永久
JJ12—8 基建财务、器材管理
序号 类 目 名 称 保管期限
1 财务计划、年度计划 短期
2 工程概算、预算、决算 永久
3 主要材料消耗、器材管理 短期
4 交付使用的固定资产 永久
（七）仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SB11 综 合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关仪器、设备、物资方面的文件材料 长期—短期
2 本院仪器、设备、物资管理工作规定、办法 长期
3 本院设备工作计划、总结、统计报表 永久
4 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 长期
5 本院仪器、设备订货、供应、分配、调拨、报废等方面的综合
性登记表、移交清册 长期
SB12 仪器设备项目
序号 类 目 名 称 保管期限
1 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录） 长期
2 上级或主管领导批复和准购批示 长期
3 定购合同、会谈纪要、记录 长期
4 进口设备过程中有关商务文件 长期
5 开箱记录及装箱单 长期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期
7 验收报告及其它验收材料 长期
8 索赔来往函件及结果文件 长期
9 设备说明书及全套随机文件 与设备共存
10 使用、检修、故障、事故记录（设备履历书） 与设备共存
11 重大事故的调查分析及处理材料 与设备共存
12 技术改造、开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存
（八）出版类档案归档范围和保管期限表
CB11 综 合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关编辑出版工作文件材料 长期—短期
2 本院编辑出版工作规定、办法、统计报表 长期
3 本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结和重要会议记录 永久
4 本院关于刊物（图书）出版的请示、批复、合同、协议书 长期
5 本院刊物（图书）出版发行记录、审稿单（图书应有稿酬、版
税等材料） 长期
6 本院出版物获奖或受查处材料 长期
7 有参考价值的读者来信、重要评论 长期
8 编辑出版部门管理形成的文件材料 短期
9 本院有关广告业务经营方面材料 长期
CB12 出版物报纸
序号 类 目 名 称 保管期限
1 院报 永久
2 底稿 长期
CB13 出版物刊物
序号 类 目 名 称 保管期限
1 刊物 永久
2 底稿 长期
CB14 出版物简报
序号 类 目 名 称 保管期限
1 简报 永久
（九）外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综 合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关外事工作文件材料 长期—短期
2 本院外事工作规定、办法 长期
3 本院外事工作计划、总结、统计报表 永久
4 本院外事工作报告、简报、会议记录 短期
WS12 出国（境）
序号 类 目 名 称 保管期限
1 本院人员出国（境）申请报告、国外邀请函、政审批件、
上级批复等 长期
2 本院人员出国（境）考查，访问形成的计划、总结、考查、
访问报告及其它材料 长期
3 本院人员出国（境）讲学、研究形成的计划，总结、报告、
研究成果、论文等 长期
4 本院人员出国（境）进修。留学形成的学位论文、各类证书
复印件）、研究成果及其它有关材料 长期
5 本院人员出国（境）参加国际比赛材料 长期
WS13 来 院
序号 类 目 名 称 保管期限
1 本院邀请、聘用外籍人士、国（境）外代表团的计划、
批复来往函件 永久
2 外国党政官员、各界人士来院参观、访问材料 长期
3 外籍教师、专家学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材资料 长期
4 外籍人士来院进修、短期培训研究有关材料 长期
WS14 国际合作与会议
序号 类 目 名 称 保管期限
1 中外合作、校际交流协议、合同、项目纪要、备忘录 永久
2 本院完成的国际合作项目、成果等材料 永久
3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期
4 授予外籍人员名誉称号的材料 长期
5 双方互赠人礼品、纪念品、书刊资料等清册及处理情况 长期
6 参加国际会议有关材料 长期
7 国际学术会议论文、投寄国外及在国外刊物上发表的学术论文 长期
（十）财务类档案归档范围和保管期限表
CK11 综 合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关财务会计工作的文件材料 长期—短期
2 本院财务工作计划、总结、请示、融资工作资料 永久
3 本院财务管理规定、办法、报告、批复等文件 长期
4 学院基金管理工作文件 短期
5 会计移交清册 长期
CK12 会计报表
序号 类 目 名 称 保管期限
1 决算报表（含基建综合决算） 永久
2 预算会计报表 短期
3 年度以上规划表、分配计划、测算表 长期
4 年度以上各种统计报表 长期
5 季度以下各种计划、统计报表 短期
CK13 会计账簿
序号 类 目 名 称 保管期限
1 预算内会计账簿
（1）涉及外事会计账簿 永久
（2）总账 长期
（3）日记账 短期
其中：现金、银行存款日记账 长期
（4）明细账 短期
（5）分户账 短期
（6）固定资产总账（固定资产报废后保管五年） 长期
2 预算外会计账簿
（1）涉及外事会计账簿 永久
（2）总账 长期
（3）日记账 短期
其中：现金、银行存款日记账 长期
（4）明细账 短期
（5）分户账 短期
（6）学院专项资金账 短期
（7）固定资产总账（固定资产报废后保管五年） 长期
CK14 会计凭证
序号 类 目 名 称 保管期限
1 涉及外事的会计凭证 永久
2 预算内各种会计凭证、记账凭证 短期
3 预算外各种会计凭证、记账凭证 短期
4 会计拨款凭证及其它会计凭证 短期
5 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期
CK15 工资清册
序号 类 目 名 称 保管期限
1 工资发放名册 永久
2 各种资金、奖学金、贷学金、助学金名册 短期
（十一）人物类档案归档范围
RW1—1综 合
序号 类 目 名 称 保管期限
11 本人自然情况，主要经历，业务自传等
12 先进事迹材料，报刊上对本人的表彰、通报等
RW1—2论文著作类
序号 类 目 名 称 保管期限
21 论文、译文
22 专著、译著
23 教材、讲议、教学参考书
24 工作中起草的重要文件、工作笔记
25 编制国家标准
RW1—3型科研类
序号 类 目 名 称 保管期限
31 科研报告
32 科研成果鉴定书
33 成果推广、反馈材料
RW1—4 信 函
序号 类 目 名 称 保管期限
41 重要信件
42 有保存价值的会议通知、请柬
RW1—5 证件、证章类
序号 类 目 名 称 保管期限
51 论文证书
52 荣誉证书
53 聘书
54 毕业证书、结业证书
55 奖章、纪念章
RW1—6 声像材料类
序号 类 目 名 称 保管期限
61 录音、录像、磁盘、光盘
62 照片
63 影片
（十二）声像载体档案归档范围和保管期限表
SX12 照片 （见附表1）
SX13 录音带
SX14 录像带
SX15 幻灯片
SX16 磁盘
SX17 影视胶片
SX18 缩微胶片
SX19 光盘
SX13～18按党政类、教学类、科研类、校园建设类、外事类、人物类分类，具体归档范围的保管期限(见附表2) 。
附表1
延安大学西安创新学院照片档案归档范围
序号 |
类别号 |
类别 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
11 |
学院大事 |
学院召开重大集会、重要会议（党代会、工代会、妇代会等）、纪念活动及庆典的照片。 |
长期 |
本院荣获的市级以上领导机关授予的奖状、锦旗、奖杯、证书的照片。 |
长期 |
本院重大建筑工程的基地原貌，奠基仪式及竣工落成典礼的照片。 |
长期 |
2 |
12 |
上级来校 |
中央、省、市级领导人及著名人物来校活动的照片。 |
长期 |
3 |
13 |
教学科研 |
本院重大科技成果、获国家级奖励的科研项目所形成的照片。 |
长期 |
本院荣获国家级优秀教学成果奖及在课程建设、实践教学、因材施教、学生培养过程中形成的照片。 |
长期 |
本院在实验室建设、科技产业、生产、后勤等方面的重要活动及重大成果的照片。 |
长期 |
4 |
14 |
统战 |
本院各民主党派重要活动的照片 |
长期 |
5 |
15 |
外事 |
外国国家领导人来访、聘请外籍名誉教授、客座教授及其它重要外事活动的照片。 |
长期 |
在本院举办的国际学术会议及本院专家、学者参加国外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号形成的照片。 |
长期 |
6 |
16 |
文体 |
本院历届运动会盛况，参加市级以上组织的文体活动与获奖场面及反映学生、教职工业余生活的照片。 |
长期 |
7 |
17 |
校园环境 |
本院反映不同历史时期的典型建筑物、构筑物及校园风光的照片。 |
长期 |
本院重要的石碑、牌匾及塑像的照片。 |
长期 |
8 |
18 |
校外活动 |
院领导和知名人物参加国内外、市内外重大公务活动的照片。 |
长期 |
9 |
19 |
校友会 |
校友会重要活动的照片。 |
长期 |
10 |
20 |
土地 |
与学院土地有关的利用、纠纷、协议签定等照片。 |
长期 |
11 |
21 |
院史展览 |
院史展览、学院画册、院报上用过的照片。 |
长期 |
12 |
22 |
名人 |
历届院领导、知名专家、教授、劳模的工作照及任职期间的标准像。 |
长期 |
13 |
23 |
学生 |
学院各专业毕业生、毕业班的照片。 |
长期 |
毕业生学士学位照。 |
长期 |
|
24 |
其他 |
其他具有特殊意义和保存价值的照片。 |
长期 |
附表2
声像载体档案归档范围和保管期限表
类别 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
党 政 类 |
1 |
本院领导参加的院内外重大公务活动材料，包括主持会议、指导工作、接待重要的视察、参观和来访（内宾） |
永久 |
2 |
党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等各代表大会及重要会议的开幕、闭幕仪式、大会讲话等活动材料 |
永久 |
3 |
本院重大的纪念、庆祝和集会活动材料，包括院庆、教师节、英模报告等 |
永久 |
4 |
本院宣传、人事、保障等工作及其改革的典型场面 |
长期 |
5 |
本院自编的各类宣传、教育片 |
长期 |
6 |
重大事件材料，包括重大责任事故、自然灾害等 |
长期 |
教 学 类 |
1 |
学生入学、毕业活动材料：开学典礼、毕业典礼、领导讲话、师生讲话、颁发证书等 |
长期 |
2 |
教学活动中知名专家教授的讲学、授课、学生听课、实验操作、论文答辩及各类教学竞赛活动材料 |
长期 |
3 |
学生参加社会活动、党团活动、义务劳动、社会宣传、调查等材料 |
长期 |
4 |
本院自编的各种声像教学材料 |
长期 |
科 研 生 产 设 备 |
1 |
本院各专业的各种学术会议、学术活动材料 |
长期 |
2 |
科研活动中形成的反映该项目主要特征的材料：包括课题研究、成果鉴定、成果转让交流、试制以及样书、样机、样品、专利证书、荣誉证书等 |
长期 |
3 |
本院自行设计、研制的产品及使用情况、重要仪器设备维修、改造、运行等材料 |
长期 |
4 |
教学、生产、实验、装备情况材料 |
永久 |
校 园 建 设 |
1 |
本院基建总体规划、校景、雕塑 |
永久 |
2 |
本院各种建筑物、构筑物及有关建筑设施 |
长期 |
3 |
重大建筑项目的模型及其施工现场场景、开工、竣工仪式等 |
长期 |
外 事 类 |
1 |
本院领导、著名专家、教授重要的出访活动及外宾接待活动材料 |
长期 |
2 |
港、澳、台人士及外籍学者来院讲学考察、参观、联欢等活动材料 |
长期 |
3 |
在本院举办的各种国际会议主要活动及场景 |
长期 |
4 |
授予外籍学者、友人、著名活动家荣誉称号材料 |
长期 |
5 |
外籍人员向我院赠送（捐赠）礼品、实物材料 |
长期 |
人 物 类 |
1 |
历届院领导、著名教授、知名人士的个人照片 |
永久 |
2 |
本院教职工参加院内外重要会议、重要活动的集体照 |
长期 |
3 |
学生毕业班合影 |
永久 |
4 |
先进集体、劳动模范、先进个人照片 |
永久 |
5 |
具有保存价值的其它各类人员照片 |
永久 |
附： SW 实物
SW11 奖状 SW12锦旗 SW13旧印章 SW14 礼品 纪念物品 SW15 题词
