延安大学西安创新学院院长办公室文件

延大西院院办〔2019〕13号

关于做好2019届毕业生合影照片归档的通知

各院（系）：

2019届学生即将毕业离校，根据学校档案工作安排，为做好2019届毕业生合影照片及电子版的收集归档工作，现将有关事宜通知如下。

一、归档范围

2019届毕业生的毕业合影照片。

二、归档要求

1. 合影照片归档包括:纸质照片、电子照片和师生姓名注释（word版本）三部分。纸质照片和电子版照片各归一份，电子版照片须与纸质照片一致。合影照片画面中每张面孔清晰可辨。

2. 纸质合影照片的冲洗尺寸以9寸（22.9cm×15.2cm）为宜。

3. 合影照片正上方应该标有如下字样：延安大学西安创新学院XX学院（系）XX级(届)XX专业XX班毕业合影、摄制时间、地点等字样。

4. 合影照片的反面标有师生名单和位置说明。

5. 合影照片电子版为JPG格式，文件以“XX学院（系）XX级(届)XX专业XX班毕业合影”方式命名。电子照片要求保持原始像素和尺寸大小，不得压缩处理。

三、归档照片及电子版的交接

毕业生合影照片（包括纸质、电子版及照片文字说明）收集整理完成后，打印《移交文件目录》一式两份，到档案馆办理移交归档手续。

四、时间安排

请各单位严格按规范要求做好上述归档材料的收集、整理工作，经验收合格后，于2019年7月1日前向档案馆移交归档。

联系人：同燕媚      联系电话：83113005

附件：1. 照片文字说明模板

2. 移交文件目录

                                                              院长办公室

                                                                2019年5月7日

附件1

照片文字说明模板

题名：延安大学西安创新学院XX学院（系）XX级（届）XX专业XX班毕业合影

时间：2019年XX月XX日

姓名：第七排左起：张某某 李某 王某………………

第六排左起：赵某 李某某 刘某……………………

第一排左起：张某 李某 王某某 刘某 张某………

注：领导和教师须标明，如第一排从左至右：……张某（XX学院副书记）、……李某（XX学院院长）、张某（XX学院学工办老师）、王某（XX课教师）…………

附件2

移交文件目录

移交人：        接收人：        日期：   年  月  日

抄送：董事长、各位校领导；档（二）。

延安大学西安创新学院院长办公室           2019年5月7日印发