（2019年10月16日）

一、档案管理的意识要明确

1、长远看：为校存史；学校发展的依据凭证；为师生服务。

2、当前看：领导决策离不开；面对随时进行的审核评估；学校转设需要。

二、档案管理要讲科学、规范

科学规范就是指要按制度规律办事。档案管理制度学校很完善，在档案馆网页上也挂着。怎么规范的去做，二级单位、部门要注意以下几个方面：

1、 收集要齐全，这是基础。学校档案馆给各单位、部门都发有归档范围，这就是规范。按照归档范围去收集，而不要自己想当然。

我们在检查中发现，有些单位部门没有按归档范围去收集，造成文件材料的缺失。如声像载体材料：它的保管期限均为永久；它的保管范围：一是重要活动。包括（1）院领导在任期间工作、出访、接待、重要会议等：（2）院历届党、政、工、团、学重大会议开幕、闭幕、会议发言、讨论等；（3）校庆、重大纪念日等庆祝活动以及开学、毕业典礼等；（4）民主党派及侨联组织的重大活动等。二是教学。包括：（1）论文答辩、毕业合影、社会实践活动；（2）教学竞赛、教学成果评奖、教案评比等；（3）信息化教学类（微课、慕课）。三是科研及示范推广；四是上级领导、兄弟院校、国内有影响的专家教授及社会著名人士来校参观视察；五是校园建设、校园风光等；六是外事往来；七是军训及文体活动。八是其它，包括院以上各类先进集体、先进个人奖励情况；目前最缺的就是这一类。

2、 整理要分类清楚。简单做法，习惯于手头有几个档案盒，按归档范围给好的类别，随时将办理完毕的文件材料分别归类到档案盒里。到次年向档案馆移交前，做好卷内目录、卷后备考表完整移交。若有工作需要暂时不移交的，要向档案馆交卷内目录，使档案馆知道你那里有多少待移交的文件材料。

3、 保管要整齐。一要上架整齐；二要案卷标签写得工整，贴得整齐；三要卷内目录与卷内文件对号；四要卷内文件不能有缺失。

4、 移交要严谨。二级单位、部门办理完毕的文件材料要按规定在次年中向档案馆移交。移交时，档案馆首先要认真检查，对照卷内目录逐件核对；其次，填写移交清单，双方在移交单上签字，包括移交时间，重要的还有监交人，以利分清责任；如果移交文件不符合归档要求，应退回重整。

三、依法治档的几点要求

1、知法、懂法

《中华人民共和国档案法》１９８７年９月５日经第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过。１９９６年７月５日经第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》做了修正。2019年10月8日，李克强总理主持召开国务院常务会议，会议通过《中华人民共和国档案法（修订草案）》。草案围绕完善档案管理相关制度，规定了机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案管理责任，增加了档案信息化建设的规定，明确了电子档案的法律效力，并扩大档案开放利用，缩短档案封闭期。这充分彰显“依法治档”基本观念的确立，档案法规、制度日臻完善，也为我们做好新时代高校档案工作指明了方向、提供了根本遵循。

2014年5月中共中央办公厅、国务院办公厅颁布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，这是1994年以来中共中央办公厅、国务院办公厅印发的第一个关于档案工作的文件，是新中国历史上党中央、国务院全面系统指导档案工作的又一个纲领性重要文献，体现了党中央、国务院对档案工作的高度重视和巨大支持。

意见突出强调了“三个体系”建设，即建立健全覆盖人民群众的档案资源体系；建立健全方便人民群众的档案利用体系；建立健全确保档案安全保密的档案安全体系。

对我们正确地、全面地认识档案工作作用，有针对性地积极主动做好档案工作，具有重要意义。

1989年10月原国家教委发出第6号令《普通高等学校档案管理办法》。2005年初开始，教育部办公厅对6号令开展了修订工作，2008年8月20由教育部部长周济、国家档案局局杨冬权联合签署发出《高等学校档案管理办法》（27号令），自2008年9月1日起施行。《办法》为规范高等学校档案工作，参引了10余个标准或规范，作用上一是明确了新时期高校档案工作管理的体制机制，要求学校有校领导负责档案工作，并将学校档案工作纳入学校整体规划。二是突出了新时期高校档案工作的内涵建设，如高等学校应组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档；如高等学校档案机构应开展档案的开放和利用工作，应开展学校档案工作人员的业务培训，应开展国内外档案学术研究和交流活动，有条件的可申请创设爱国主义教育基地等。三是指明了新时期高校档案服务体系建设的方向，高校档案机构应当积极开展档案的编研工作；高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。《办法》的实施，对促进高校档案工作规范化管理具有重要的现实意义。

2、坚持三个原则

（1）集中统一管理原则：《档案法》第三章第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。”

（2）部门立卷原则：《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年发布，1999年重新发布）第三章第十二条“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为已有或者拒绝归档。”

（3）纸质档案材料和电子档案材料同步归档原则：《高等学校档案管理办法》第三章第十五条“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”

3、维护档案的安全

（1）档案收集不留情面，决不能让档案据为私有；

（2）档案保管必须严格，不能让不相关的人随意翻动文件柜；

（3）档案移交要严谨，一要按目录核对文件数；二要移交手续清晰，双方或三方签字完整，年月日准确。

习近平总书记指出：“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续。”高等学校档案是高等学校人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的真实记录，是办好人民满意的高等教育，维护高等学校和广大师生根本利益的重要依据。作为一项不可缺少的基础性工作，做好高等学校档案工作是高等学校的重要职责。所以，我们要认真学习档案法律法规，学习档案知识和档案业务，不断提升依法治档的能力和水平，把学校的档案工作做好、做扎实，为学校的科学发展做好服务！

谢谢！