文件材料立卷归档办法
为了使我院文件材料立卷归档工作科学化、规范化，确保各类档案的齐全、完整，提高案卷质量，根据国家《档案法》、《高等学校档案管理办法》及我院《档案管理办法》之规定，特制定本办法。
一、立卷归档工作的管理
1.档案是各部门工作中形成的原始记录，是学院历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。各职能部门和个人，在职务活动中形成的各种载体的档案材料，都必须按照规定交学院档案馆集中管理，任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。
2.文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础，各部门必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理，即将立卷归档工作纳入本部门的工作规划、纳入各项管理制度、纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。
3.进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。本院各处（室）、院（系、部）级单位均为立卷部门，各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作，并根据具体情况配备一至二名兼职档案人员，负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。
4.凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定验收时，有关业务部门必须通知档案部门参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果。
二、文件材料归档范围和归档时间
（一）归档范围
1.凡是能反映本院各部门各类工作活动，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件材料、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等文字材料及其它各种载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）的记录材料，均属归档范围。
2.上述应归档的文件材料，按照其产生的部门及所记述的内容性质，可分为以下十二个大类：
（1）党群类：主要包括学院党委、工会、团委系统以及民主党派等组织在党群管理工作中形成的各种文件材料；
（2）行政类：主要包括院董事会、院务会、董事会办公室、院长办公室、人事、监察、审计、总务（物业管理、保卫、餐饮）等行政管理部门在行政管理工作中形成的各种文件材料；
（3）教学类：主要包括本院各类教学、学生管理部门、各系、部及各教研室，在教学管理、教学实践、教学研究，学科与专业建设、实验室建设、图书管理、教材工作、学籍管理等活动中形成的文件材料；
（4）科学研究类：主要包括本院科研管理部门、各类科学研究机构、各单位科研人员，在科研管理和科研实践活动过程中形成的各种文字、图表、数据、声像等文件材料；
（5）产品生产与科技开发类：主要包括本院校办产业管理部门、各校办企业和科技开发部门，在企业管理和产品生产、开发、销售等工作中形成的文件、图纸、图表、数据及样品或样品照片、录像等；
（6）基本建设类：主要包括本院基建部门在基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目，（包括新建、改建、扩建、维修、加固等从酝酿、决策到建成使用全过程）工作中形成的各种文字、图表、图纸等材料；
（7）仪器设备类：主要包括本院设备管理部门、使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料；
（8）出版类：主要包括本院正式编辑、出版的院报、学报、工作简报、高教研究、各专业杂志、书籍的样本、原稿及编辑出版工作中形成的管理文件；
（9）外事类：主要包括本院外事管理部门、本院各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍港澳专家与教师在教学、科研及其它外事活动中形成的文件材料；
（10）财会类：指学院财务部门及各独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计账薄、会计报表等会计核算材料及财务管理材料；
（11）人物综合类：指本院处级以上干部、副高级职称以上专业技术人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料。
（12）声像类：指党群、行政、教学、科研、校园建设、外事、人物等各类归档材料中的照（胶）片、录（音）像带、磁盘、光盘等各种载体形式。
（二）归档时间
1.党群类、行政类及其它各类的综合性文件材料，按年度在次年6月底以前归档；
2.教学类按教学年度在次学年12底前归档；
3.科研、基建综合类在项目完成后两个月内归档；
4.仪器设备类随机文件材料在开箱验收后二个月内归档，管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年6月底以前按年度归档；
5.财会类档案按年度立卷、在财务部门保存三年后归档；
6.人物声像类档案随时归档。
三、归档文件材料的质量要求
1.凡归档的文件材料必须准确、完整；
2.归档的文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）、印章、签发必须齐全完整；
3.凡归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰；
4.凡归档的文件材料应使用兰黑或碳素黑水书写，严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯兰墨水等易褪色材料书写；
5.归档的文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4开型297mm×210mm（长×宽），其它表格必要时可用A3开型420mm×297mm（长×宽）；
6.归档的文件材料必须是原件，任何单位或个人不得将原件留下，用复印件顶替。
四、立卷归档程序及案卷质量要求
案卷质量总要求是：遵守文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
具体要求及组卷步骤如下：
（一）收集
1.按照立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全完整，要求应归档文件的种类、份数以及每份文件的正件、附件、底稿等，均齐全、完整、准确。
2.收集的重点是：本部门在职能活动中形成的、下级及其它机关针对本部门主管业务有密切联系的文件材料。
（二）分类组卷
1.分类：即在文件收集齐全完整的基础上，将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及作者、保管期限等特征逐项分开。
（1）分年度：即将问题按其形成或内容针对的年度分开，不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。对一些内容联系密切的文件按下列规定处理：
①跨年度的请示、批复放在批复年立卷；
②工作计划、总结、预决算、统计报表等放在针对年立卷；
③几年的规划放在针对年的头一年，几年的工作总结放在针对年的最后一年；
④跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；
⑤跨年度学籍材料，放在这一届学生的毕业年度立卷；
⑥专案材料放在结案年立卷。
（2）分级别：即将同一年度的文件按其作者（发文机关）与本单位的关系，分成上级、本级（院）、同级。
对以下与本院有密切联系的文件，应同本院文件放在一起。
①上级对本单位的批复；
②上级通报本单位的文件；
③上级普发性文件，其内容虽只有一项涉及本院，但属重要的，如：组织机构、干部任免、领导关系、专业设置等；
④对某一问题、某一案件与上级机关或兄弟单位的来往文书。
（3）分问题：将同一年度同一级别的文件再按其所反映的问题分开，这是分类的重点。问题要求分得准确、鲜明。
（4）分期限：按《文件保管期限规定》将保管期限相同的文件放在一起。
2.组卷
（1）组卷原则：
①党政管理、教学类文件材料，应以问题为主，灵活运用文件的六个特征（即：问题、作者、时间、地区、通讯者、文种）来组卷；
②产品、设备、科研、基建等类文件材料分别按课题、项目、部件、结构、阶段组卷；
（2）组卷要求：
①能以问题组卷的尽量以问题组卷，将同一问题的文件组合在一起，问题可大、可小、视文件的多少而定；
②若一个问题的文件太少，可将内容相近的几个问题组成一卷。若一个问题的文件太多，也可以分开组成数卷；
③同一问题的请示与批复，转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、文件与电报、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起，不得分开；
④会议文件单独组卷，根据文件的多少，可一会数卷或数会一卷；
⑤统计报表、名册、简报、出版物等一般以名称（文种）组卷；
⑥组卷要力求问题准确、内容鲜明、联系密切，年代不混，保管期限适宜，并能保持同上年度中分类组卷方法一致。
3.卷内文件排列：
经过分类组合立成案卷后，卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。
（1）密不可分的文件，应依序排列在一起，一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；文字材料在前，图样在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，案件材料结论、决定性材料在前，依据性材料在后。
（2）会议文件，按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。
（3）专题性、成套性的文件，按时间、阶段排列。
（4）其它文件材料，应尽量将同一问题的文件排列在一起，然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。
4.拟写案卷标题：
案卷立好后，立卷人要根据卷内文件内容，初步为案卷拟出标题。
（1）案卷内容、结构。
案卷标题内容包括：作者、问题、时间、地区、通讯者、名称等六个部分，一般只需标出作者、问题、文种三部分，必要时才需标明其它部分，其常见的结构有以下四种：
①作者——问题——文种（最常用的一种）
如：西安市政府 关于住房改革的 决定
作者 问题 文种
②作者——时间——问题——文种
如：创新学院 二○一七年度 劳动工资 报表
作者 时间 问题 文种
③收发文机关——问题——文种
如：本院与省招办 关于招生问题的 来往函件
收发文机关 问题 文种
④作者——地区——问题——文种
如：西安市关于 长安区 企业发展状况的 调查报告
作者 地区 问题 文种
（2）案卷标题要求：
①文字简明、准确，能够确切地反映出卷内文件内容，字数最多不超过五十个；
②语句通顺、流畅，符合语法规则；
③结构完整，体式一致。
5.检查调整
（1）应归档的文件是否齐全；
（2）已归档的每份文件是否完整，正件、附件、底稿是否都有；
（3）有无重复、无保存价值的文件、一般文件的草稿、未经签发、未生效的文件以及不必归档的文件混入；
（4）年度是否分清，级别是否分准；
（5）分类是否正确、问题是否集中、准确；
（6）卷内文件排列是否合理；
（7）保存价值是否基本一致；
（8）已归档的文件是否符合文件制作要求，有无“三笔”（铅笔、圆珠笔、水彩笔）现象；
（9）每卷的厚度是否适度（不超过200张）；
（10）案卷标题是否符合要求。
检查中若发现分类组卷有问题，要进行重新调整；发现文件收集不齐全，要继续收集；发现文件不符合制作要求，要退回文件制作人员要求其重新制作。
6.请档案馆业务指导人员检查、验收。
（三）装订
1.装订：以“件”为单位，拆掉原来的金属物，按照卷内文件排列规定的顺序，重新用线装订。
己装订成册的刊物、书籍可不再拆钉重装。
装订位置在文件的左上角或左侧，在左上角装订应将文件各页左边和上边对齐；在左侧装订，应将文件各页左边和下边对齐。
2.编号：将排列好的归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章为：
编号（归档章）项目：
①全宗号：档案馆给本院编制的代号。
②年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。
③保管期限：归档文件的保管期限。
④件号（馆编件号）：归档文件排列后给顺序号。
⑤机构（问题）：分类方案中的类目名称。没有选择机构（问题）分类的单位此项空置。
归档章盖在文件首页上端空白处。首页无空白处，或重要文件需保持原貌，可在首页前另附一页白纸加盖归档章。
填写归档章项目要用碳素墨水、蓝黑墨水或打号机。
声像材料应在装具上或背面逐件编号。
3.填写卷内文件目录：
卷内目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、文件日期、文件所在页号、备注组成。
（1）顺序号：按照卷内文件排列的先后，一份文件编一个顺序号，单独填写一栏，正文和附件可合编一个顺序号，文件标题分栏登记。
（2）文号：填写文件制发机关的发文字号。
（3）责任者：填文件末尾的署名者（落款）。
责任者有时与文件的作者是一致的，有时不一致，当两者不一致时，不要将文件的起草者（作者）当成责任者。
（4）文件标题：一般照实抄录，不要随意更改和简化，但没有标题或标题不能反映文件内容的，要自拟或重新拟写。重拟和自拟的标题，要外加[ ]号。
（5）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的要考证清楚后填写。
（6）文件所在页号，填写每份文件的首页号，最后一份文件写起止页号。
（7）会议记录要填写每次会议的时间和议题。
（8）声像材料，应用文字标出摄像或录音的时间、地点、中心内容和责任者。
（9）卷内目录字迹要清晰正规。
4.填写卷内备考表
备考表主要用以填写有关卷内文件材料的情况说明（包括文件的缺损、修改、补充、移出、页号的漏编、重编等）和立卷人、检查人、立卷时间，若无情况可说明，应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填上以示负责。
5.案卷的装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒。应视文件数量的多少选择适宜的档案文件装盒。不同年度、不同保管期限的归档不能装入同一个盒内。采用机构（或问题）分类法进行分类的，不同机构（问题）的归档文件不能装入同一盒内。
盒脊填写项目：
①全宗号：档案馆给本院的代号。
②年度：盒内文件的形成年度。
③保管期限：盒内文件的保管期限。
④机构（问题）：盒内文件的所属的类目名称。
⑤起止件号：盒内排列最前和排列最后的归档文件件号。
⑥盒号：档案盒的排列顺序号。
⑦备考表：放在盒内文件之后，对盒内文件进行必要的注释说明。
（四）编制案卷移交目录
1.将本单位当年立成的案卷按永久——长期——短期的顺序进行系统排列编制；
注意不要将内容上互相有联系的案卷分开。
2.给每个案卷编上顺序号；
3.按照编好的顺序号依次将案卷封面盒脊及上的内容逐项登入目录，案卷移交目录一式二份，连同案卷一起向学院档案馆移交。
五、立卷分工
本院实行文件形成的部门立卷归档制度，具体分工如下：
1.学院的收文（包括：中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及兄弟单位的来文、来函），一律由主办部门立卷。
2.以学院或院内部门名义的发文，由发文部门立卷；几个部门共同办理的文件由主办部门立卷；学院各部门互送的文件，由发文部门立卷。
3.各职能部门以学院名义召开的全院性专门会议、干部会议以及各类活动（校庆、运动会、普选等）所形成的文件材料，由主办单位立卷归档。
4.各总支、支部形成的文件材料，由组织部归口立卷。
5.各单位工会工作中形成的文件材料，由院工会归口立卷。
6.学生会及学生社团材料，由院团委归档立卷。
7.本院教学管理和教学实践活动中形成的文件材料由教务处及各系部归口立卷归档。
8.本院形成的教学科研管理文件材料，由科研办立卷归档，各单位形成的科研项目材料，由课题组整理立卷后交科研办统一归档；
9.实验室建设、实验室仪器设备管理和申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，由实验教学中心归口立卷归档；
10.各类仪器设备（除实验室仪器设备）管理和申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，由资产科归口立卷归档；
11.财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，由财务科立卷归档；
12.外事工作管理和外事活动中形成的文件材料，由国际交流与培训学院立卷归档；
13.编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料，由科研办立卷归档；
14.学院各项活动中形成的声像载体档案，由各制作单位立卷归档。
各部门应根据自己的职责范围以及每年工作任务的变化，制定自己当年的归档类目，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的档案材料归档保存。
各部门不归档的材料按业务主管部门要求整理，自己保存。
六、平时归档与立卷人员职责
（一）各立卷部门要建立健全的平时立卷制度，对处理完毕或领导批存的文件材料，由专（兼）职档案人员负责集中统一保管。
（二）多项工作承办人员，应在工作结束后半月内，将处理完毕的材料收集齐全，加以整理，送交本单位专（兼）职档案人员归卷，对制作不合要求的文件材料，立卷人员有权退回，要求重新制作。
（三）立卷人员职责
1.了解本部门的工作任务，掌握立卷归档工作的规定和方法，按照要求主动做好立卷归档工作。
2.认真执行平时立卷制度，根据本部门工作范围和当年工作任务，编制平时立卷使用的“案卷类目”，设立卷夹，对本部门处理完毕的文件材料，及时收集归卷，集中统一管理。
3.对因工作需要临时借用的文件材料，应积极提供利用，并在临时借用文件登记表上登记，归还时注销。
4.监督、检查本单位产生的文件材料的齐全、完整、准确和制作质量，对不符合要求应督促承办人员更正。
5.负责文件材料的安全、保密工作，防止文件的丢失和泄密。
6.负责本单位应归档文件材料的收集、整理工作。
7.按照归档立卷要求，如期向档案馆移交归档。
